MEETINCS est concerné au plus haut niveau par le respect de votre vie privée et se soucie de la façon dont vos informations personnelles sont traitées.

Cette politique de confidentialité décrit:

• comment nous obtenons vos informations personnelles
• comment utilisons-nous vos informations personnelles
• sur quelle base utilisons-nous vos informations personnelles
• combien de temps nous gardons vos informations personnelles
• avec qui nous partageons vos informations personnelles
• comment nous protégeons vos informations personnelles
• vers quels pays nous transférons vos informations personnelles
• vos droits concernant vos informations personnelles

MEETINCS fait référence à Meetings, Translations and Incentives Services S.A., ses filiales ou activités réalisées sous d’autres noms, représentants plus particulièrement une ou plusieurs activités distinctes (p.ex. Segwaytours.lu, minettconcert.lu, etc... )

QUELLES INFORMATIONS PERSONNELLES RECUEILLONS-NOUS A VOTRE SUJET ?

Nous pouvons collecter des informations personnelles vous concernant dans le cadre de nos activités, notamment lors de votre utilisation de notre site Web, lorsque vous contactez ou demandez des informations, lorsque vous engagez nos services d’organisation ou autres ou en raison de votre relation avec un ou plusieurs membres de notre personnel et de nos clients.
Les informations personnelles que nous traitons comprennent :

• Informations de base, telles que votre nom (y compris le préfixe du nom ou le titre), la société pour laquelle vous travaillez, votre titre ou position et votre relation avec une personne de notre entreprise.
• Informations de contact, telles que votre adresse postale, adresse e-mail et numéro(s) de téléphone,…
• Informations financières, telles que les informations relatives au paiement de factures.
• Des informations techniques, telles que des informations issues de vos visites sur nos sites Web ou sur des applications ou en relation avec les documents et les communications que nous vous envoyons par voie électronique.
• Informations que vous nous fournissez pour assister à des réunions et des événements, y compris l'accès et les exigences alimentaires.
• Identification et informations de base fournies par vous ou recueillies dans le cadre de nos processus d'acceptation des affaires.
• Les informations personnelles qui nous sont fournies par ou au nom de nos clients ou générées par nous durant ou pour la fourniture effective ou éventuelle de nos services, qui peuvent inclure des catégories particulières de données.
• Toute autre information vous concernant que vous pourriez nous fournir.

COMMENT NOUS OBTENONS VOS INFORMATIONS PERSONNELLES ?

• Nous recueillons des renseignements auprès de vous dans le cadre de nos processus d'acceptation des affaires et à votre sujet et d'autres, au besoin, dans le cadre de la prestation de services.
• Nous recueillons vos renseignements personnels tout en surveillant nos outils et services technologiques, y compris nos sites Web et les communications par courriel envoyées à notre société ou entités.
• Nous recueillons des informations à votre sujet lorsque vous nous les fournissez, ou interagissez directement avec nous, par exemple en vous engageant avec notre personnel ou en vous inscrivant sur l'une de nos plateformes ou applications numériques.
• Nous pouvons collecter ou recevoir des informations vous concernant à partir d'autres sources, par exemple en gardant les coordonnées que nous détenons déjà par et sur vous, exactes et à jour, ou en utilisant des sources disponibles publiquement.

COMMENT UTILISONS-NOUS VOS INFORMATIONS PERSONNELLES ?

MEETINCS recueille et traite les informations personnelles vous concernant de plusieurs manières, y compris via votre utilisation de notre site Web et dans la prestation de nos services. Nous utilisons cette information pour :

• Fournir et améliorer ce site web, y compris l'audit et le suivi de son utilisation.
• Fournir et améliorer nos services à vous et à nos clients, y compris la gestion des informations personnelles des autres au nom de nos clients.
• Pour fournir les informations demandées par vous.
• Pour promouvoir nos services, y compris l'envoi de publications et de détails des événements.
• Gérer et administrer notre relation avec vous et nos clients.
• Pour remplir nos obligations légales, réglementaires et de gestion des risques, y compris l'établissement, l'exercice ou la défense des réclamations légales.
• Aux fins du recrutement.

UTILISATION DES SITES WEB MEETINCS.LU, SEGWAYTOURS.LU, CONGRESS.LU, MINETTCONCERT.LU, ILEC.LU, SALONFEELWELL.LU

Un certain nombre d'installations sur nos sites Web vous invitent à nous fournir des informations personnelles, telles que le service d’offre d'emploi vacant et nos installations de requêtes par courriel. Le but de ces installations est évident au moment où vous fournissez vos informations personnelles et nous n'utilisons ces informations qu'à ces fins.

Nos sites Web utilise Google Analytics, un outil d'analyse Web qui permet de suivre et de signaler la manière dont le site Web est utilisé pour nous aider à l'améliorer. Google Analytics le fait en plaçant de petits fichiers texte appelés « cookies » sur votre appareil. Les informations collectées par les cookies, telles que le nombre de visiteurs sur le site, les pages visitées et le temps passé sur le site, sont agrégées et donc anonymes. Vous pouvez refuser l'utilisation de cookies ou retirer votre consentement à tout moment en sélectionnant les paramètres appropriés sur votre navigateur, mais veuillez noter que cela peut affecter votre utilisation et votre expérience d’utilisation de nos sites Web.
Si vous consultez notre site Web sans modifier vos paramètres de confidentialité, vous acceptez notre utilisation des cookies. Pour en savoir plus sur les cookies, y compris sur leur gestion et leur suppression, rendez-vous sur : www.allaboutcookies.org.

MARKETING ET AUTRES COURRIELS

Nous utilisons des renseignements personnels pour comprendre si vous avez lu les courriels et autres documents, tels que les publications, invitations ou annonces diverses, que nous vous avons envoyés, cliquez sur les liens vers les renseignements que nous incluons dans ces documents et sur la façon dont vous visitez nos sites Web, après avoir cliqué sur ce lien (immédiatement et lors des prochaines visites). Nous faisons cela en utilisant un logiciel qui place un cookie sur votre appareil qui suit cette activité et l'enregistre par rapport à votre adresse e-mail. La suppression de ce cookie n'affectera pas votre expérience sur nos sites Web. Nous pouvons également utiliser un outil de gestion des relations, lorsque la législation applicable le permet, pour évaluer la force de la relation entre les membre de notre personnel et nos clients ou clients potentiels en fonction de la fréquence des contacts par courrier électronique entre eux. Nous utilisons ces informations pour évaluer, analyser et améliorer les services que nous fournissons. Si vous recevez des communications marketing de notre part et que vous ne souhaitez plus le faire, vous pouvez vous désabonner à tout moment en nous envoyant un courrier électronique à l’adresse meetincs@meetincs.lu ou en vous désabonnant sur le courriel en question.

REUNIONS, EVENEMENTS ET SEMINAIRES

Nous collectons et traitons les informations personnelles vous concernant dans le cadre de votre présence dans nos bureaux ou lors d'un événement ou d'un séminaire organisé par MEETINCS ou ses partenaires commerciaux. Nous traiterons et utiliserons uniquement des catégories particulières d'informations personnelles concernant vos besoins alimentaires ou d'accès afin de répondre à vos besoins et de satisfaire à toute autre obligation légale ou réglementaire que nous pourrions avoir. Nous pouvons partager vos informations avec les fournisseurs de services informatiques et autres prestataires ou partenaires commerciaux impliqués dans l'organisation ou l'organisation de l'événement concerné.

SERVICES D’ORGANISATION ET AUTRES

Nous collectons, créons, conservons et utilisons des informations personnelles dans le cadre et en relation avec les services que nous fournissons à nos clients. Nous traiterons les informations d'identification et les informations générales dans le cadre de nos processus d'acceptation commerciale, de finances, d'administration et de marketing, y compris les contrôles anti-blanchiment, les conflits, la réputation et les finances. Nous traiterons également les informations personnelles qui nous sont fournies par ou au nom de nos clients aux fins du travail que nous effectuons pour eux. Les informations peuvent être divulguées à des tiers dans la mesure raisonnablement nécessaire en relation avec ces travaux.

SUR QUELLE BASE NOUS UTILISONS VOS INFORMATIONS PERSONNELLES

Nous utilisons vos informations personnelles sur les bases suivantes :

• Pour exécuter un contrat, comme s'engager avec un individu pour fournir des services d’organisation ou autres.
• Pour l'établissement, l'exercice ou la défense des réclamations ou procédures judiciaires.
• Se conformer aux obligations légales et réglementaires.
• À des fins commerciales légitimes.

Vos informations personnelles seront conservées conformément à notre politique globale de conservation des données qui catégorise toutes les informations détenues par MEETINCS et spécifie la conservation appropriée pour chaque catégorie de données. Ces périodes sont basées sur les exigences des lois applicables en matière de protection des données et sur la finalité de leur collecte et de leur utilisation, en tenant compte des exigences légales et réglementaires pour conserver les informations pendant une période minimale des délais de prescription, des bonnes pratiques et les objectifs commerciaux de MEETINCS.

AVEC QUI NOUS PARTAGEONS VOS INFORMATIONS PERSONNELLES

Nous sommes une société d’organisation et de traduction et offrons divers services liés et toute information que vous nous fournissez peut être partagée et traitée par toute entité du réseau MEETINCS et de nos sociétés ou activités associées. Nous pouvons également partager vos informations personnelles avec certains tiers de confiance conformément aux arrangements contractuels en place avec eux, y compris :

• Nos conseillers professionnels et auditeurs.
• Les fournisseurs à qui nous externalisons certains services de soutien tels que traitement de texte, traduction, photocopie et révision de documents.
• Fournisseurs de services informatiques à MEETINCS.
• Tiers engagés dans le cadre des services que nous fournissons aux clients et avec leur consentement préalable, tels qu’avocats, conseils locaux et fournisseurs de services technologiques ou informatiques, tels que les services de gestion des données et des cas d’hébergement ou organisation d'événements ou de séminaires.
• Si nécessaire, ou pour les raisons énoncées dans la présente politique, les renseignements personnels peuvent également être partagés avec les autorités de réglementation, les tribunaux, les organismes gouvernementaux et la loi.
• Bien que cela soit peu probable, nous pourrions être tenus de divulguer vos informations pour se conformer aux exigences légales ou réglementaires. Nous ferons des efforts raisonnables pour vous informer avant que nous fassions cela, sauf si nous sommes légalement empêchés de le faire.

MEETINCS peut utiliser des sites de médias sociaux tels que Facebook, Linkedin et Twitter. Si vous utilisez ces services, vous devez consulter leur politique de confidentialité pour plus d'informations sur la façon dont ils traitent vos informations personnelles. Nous ne vendons pas, ne louons pas ou ne mettons pas d'informations personnelles à la disposition d'un tiers, sauf avec votre autorisation préalable.

Vos données confidentielles ne seront jamais vendues à des tiers.

DROIT À L’IMAGE

Les événements organisés par MEETINCS sont des événements publics, même si un droit de participation est demandé. Afin de promouvoir ses activités, MEETINCS vous informe que des photographies, et/ou des vidéos, pourront être faites, et pourront être diffusées en totalité ou en partie sur le site Internet MEETINCS, sur les comptes Twitter, Facebook, Linkedin et Instagram de MEETINCS, ainsi que dans toute autre publication promotionnelle de MEETINCS. Toutes les données ainsi collectées sont traitées conformément au RGPD, comme précisé dans la présente déclaration de confidentialité de la MEETINCS.

COMMENT NOUS PROTEGEONS VOS INFORMATIONS PERSONNELLES

Nous utilisons diverses mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos informations personnelles contre l'accès, l'utilisation, la divulgation, la modification ou la destruction non-autorisés, conformément aux lois applicables en matière de protection des données.

Afin de fournir nos services, nous pouvons être amenés à transférer vos informations personnelles vers des sites situés en dehors de la juridiction dans laquelle vous les fournissez ou lorsque vous consultez un de nos sites Web aux fins énoncées dans cette politique de confidentialité.

Cela peut entraîner un transfert de vos informations d'un emplacement situé dans l'Espace économique européen (l '« EEE »), à l'extérieur de l'EEE, ou de l'extérieur de l'EEE vers un emplacement situé dans l'EEE. Le niveau de protection de l'information dans les pays hors EEE peut être inférieur à celui offert dans l'EEE. Dans ce cas, nous prendrons les mesures appropriées pour garantir que vos informations personnelles restent protégées et sécurisées conformément aux lois applicables en matière de protection des données. Lorsque nos prestataires de services tiers traitent des données personnelles en dehors de l'EEE dans le cadre de la fourniture de services, notre accord écrit avec eux inclura des mesures appropriées, généralement des clauses contractuelles standard.

VOS DROITS CONCERNANT VOS INFORMATIONS PERSONNELLES

Le règlement général sur la protection des données de l'Union européenne et d'autres lois applicables sur la protection des données prévoient certains droits pour les personnes concernées.
Vous avez le droit de demander des détails sur les informations que nous détenons à votre sujet et sur la façon dont nous les traitons. Vous pouvez également avoir le droit, conformément à la loi sur la protection des données, de les rectifier ou de les supprimer, de restreindre le traitement de ces informations, d'empêcher les transferts non-autorisés de vos informations personnelles à des tiers et, dans certains cas vous concernant, de demander à les transférer à une autre organisation.
Vous pouvez également avoir le droit de déposer une plainte concernant le traitement de vos informations personnelles par MEETINCS auprès d'une autorité de surveillance locale. Si vous vous opposez au traitement de vos informations personnelles, ou si vous avez donné votre consentement au traitement et que vous choisissez par la suite de le retirer, nous respecterons ce choix conformément à nos obligations légales. Votre objection (ou le retrait de tout consentement précédemment donné) pourrait signifier que nous sommes incapables d'effectuer les actions nécessaires pour atteindre les objectifs énoncés ci-dessus ou que vous ne pourrez pas utiliser des services et produits offerts par nous.

Veuillez noter que même après avoir choisi de retirer votre consentement, nous pourrons continuer à traiter vos informations personnelles dans la mesure requise ou autrement autorisée par la loi, en particulier en ce qui concerne l'exercice et la défense de nos droits légaux ou le respect de nos obligations légales ou autres.

Toute question concernant vos données personnelles sont à adresser par courriel à meetincs@meetincs.lu.

Nous devons nous assurer que vos informations personnelles sont exactes et à jour. Par conséquent, nous vous prions de nous informer de tout changement de vos informations en nous envoyant un courriel à meetincs@meetincs.lu.

Strassen, le 3 janvier 2020